Zentraler E-Mail-Dienst für zuverlässige und sichere Kommunikation aller Hochschulangehörigen. Der Dienst umfasst neben dem Versand und Empfang von E-Mails auch Kalender, Kontakte und Aufgabenverwaltung.
Der E-Mail-Dienst basiert auf Exchange Online als Bestandteil von Microsoft 365 (COMM-M365-1.0). Alle Hochschulangehörigen erhalten ein persönliches Postfach mit E-Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben. Der Zugriff ist über Outlook (Desktop, Web und Mobil), Apple Mail, Thunderbird und weitere Clients möglich. Freigegebene Postfächer stehen ausschließlich über die Outlook-App zur Verfügung. Eingehende E-Mails werden über Sophos Central Email Security auf Spam, Viren und Phishing geprüft. Für die hochschulweite Kommunikation mit Studierenden und Beschäftigten steht zusätzlich ein Verteilerlisten-Dienst über den Sympa-Server bereit.
Zu beachten:
E-Mail-Verteilerlisten (Sympa): Bitte ausschließlich für Mails verwenden, die Studium, Lehre oder das Leben an der Hochschule direkt betreffen. Maximale Nachrichtengröße bei Verteilerlisten: 256 kB. Das HRZ prüft und gibt E-Mails zeitnah frei.
E-Mail-Sicherheit (Sophos Central Email Security):
- Erkannte Spam-/Phishing-E-Mails werden in der zentralen Quarantäne zurückgehalten
- Tägliche Digest-Nachricht informiert über zurückgehaltene E-Mails
- Freigabe über das Sophos Self Service Portal: https://central.sophos.com/manage/self-service
- Time-of-Click-Protection: Links in E-Mails werden zum Zeitpunkt des Klicks geprüft. Links werden dabei zu https://eu-central-1.protection.sophos.com/... umgewandelt
- Bestimmte Anhänge werden je nach Gefährdungslage nicht zugestellt (u. a. passwortgeschützte Zip-Dateien). Die E-Mail wird ohne Anhang zugestellt; vollständige Mail kann über das Sophos Self Service Portal freigeschaltet werden
Erlaubte Dateianhänge: Dateien mit ausführbarem Programmcode werden ggf. abgelehnt. Veraltete Microsoft-Office-Formate (.doc, .xls) sind nicht zulässig – bitte aktuelle Formate (.docx, .xlsx) verwenden.
Spam-/Phishing-Mails melden: Als Anhang an is-spam@labs.sophos.com senden (neue E-Mail beginnen und Spam-Mail per Drag & Drop als .eml-Anhang hineinziehen).
Benutzerkonto der Jade Hochschule (Benutzerverwaltung (SECID-UADM-1.0)).
Bei Nutzung der Outlook Desktop-App (Windows/macOS) oder Outlook Mobile-App (iOS/Android) sind nach der Migration keine weiteren Maßnahmen erforderlich (evtl. Neustart). Bei anderen E-Mail-Clients (Apple Mail, Gmail, Thunderbird): Neueinrichtung des Kontos erforderlich (bisheriges Konto entfernen und neu hinzufügen).
Der Dienst bietet:
Vorteile von Exchange Online:
- Verbesserte Sicherheit: verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung, mehrstufige Authentifizierung (MFA), Schutz vor Spam, Viren und Phishing über Sophos Central Email Security
- Automatische Synchronisation auf allen Geräten (PC, Smartphone, Tablet)
- Zusammenarbeit im Team: gemeinsame Kalender und Postfächer, Freigabe von Kontakten und Aufgaben, Integration mit Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive
- Skalierbarkeit ohne eigene Server-Infrastruktur
Alle Postfächer werden bis Ende des Sommersemesters 2025 in abgestimmten Wellen auf Exchange Online migriert. Die Migration läuft vollautomatisiert im Hintergrund. Während der Migration bleibt der Zugriff möglich. Bei Nutzung der Outlook-App (Desktop/Mobil) sind keine weiteren Maßnahmen nötig (evtl. Neustart). Bei anderen E-Mail-Clients (Apple Mail, Thunderbird) ist eine Neueinrichtung des Kontos erforderlich.
Zugriffsmöglichkeiten:
- Outlook Desktop-App (Windows/macOS) – voller Funktionsumfang für Büroarbeitsplätze
- Outlook im Web (OWA): https://outlook.office.com/mail/?domain_hint=hs-woe.de – keine Installation nötig, fast alle Funktionen wie in der Desktop-App
- Outlook Mobile App (iOS/Android) – Push-Benachrichtigungen, synchronisiert E-Mails, Kalender, Kontakte
- Apple Mail (iOS/macOS) – unterstützt Exchange-Konten direkt, synchronisiert E-Mails, Kalender, Kontakte, Erinnerungen und Notizen. Einschränkung: keine freigegebenen Postfächer
- Gmail-App (Android) – Zugriff über Exchange ActiveSync (EAS). Einschränkungen: keine freigegebenen Postfächer, Kalender-/Kontakt-Sync kann eingeschränkt sein
- IMAP/SMTP-Clients (z. B. Thunderbird, Evolution) – eingeschränkter Funktionsumfang (kein Kalender, keine Kontakte)
Freigegebene Postfächer stehen ausschließlich über die Outlook-App (Desktop, Mobil oder Online) zur Verfügung.
Zusätzlich betreibt die Jade Hochschule E-Mail-Verteilerlisten über den Sympa-Server (https://sympa.jade-hs.de) für die hochschulweite Kommunikation mit Studierenden- und Beschäftigtengruppen an allen drei Standorten (Wilhelmshaven, Oldenburg, Elsfleth).
Zugang über Outlook im Web: https://outlook.office.com/mail/?domain_hint=hs-woe.de
Thunderbird (IMAP) – Kontoeinrichtung:
Microsoft hat die Anmeldung per Username/Passwort in Exchange Online abgeschaltet und erzwingt OAuth2/Modern Authentication.
- Posteingangsserver (IMAP): outlook.office365.com, Port 993, SSL/TLS, OAuth2
- Postausgangsserver (SMTP): smtp.office365.com, Port 587, STARTTLS, OAuth2
- Benutzername: loginname@hs-woe.de (z. B. ma1234@hs-woe.de)
Evolution (Linux) – Kontoeinrichtung:
- Server-Art: Exchange-Webdienste
- Rechneradresse: https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx
- OAB-Adresse: https://mail.jade-hs.de/OAB/
- Legitimierung: OAuth2 (Office365)
Freigegebene Postfächer: Zugriff ausschließlich über die Outlook-App (Desktop, Mobil oder Online).
Digitale E-Mail-Signaturen und Verschlüsselung: Mit S/MIME-Zertifikaten können E-Mails digital signiert und verschlüsselt werden. Voraussetzung ist ein gültiges digitales Nutzerzertifikat (Zertifikate (SECID-CERT-1.0)). Anleitungen für Apple iOS/macOS, Android (FairEmail), Linux (Evolution), Thunderbird, Outlook (Windows/Mac) sind im HRZ-Wiki verfügbar.
E-Mail-Verteilerlisten (Sympa): https://sympa.jade-hs.de
Verfügbare Listen umfassen u. a.:
- bedienstete@sympa.jade-hs.de (alle Bediensteten)
- bedienstete-whv/-ol/-els@sympa.jade-hs.de (nach Standort)
- bedienstete-prof@sympa.jade-hs.de (Professoren)
- studierende@sympa.jade-hs.de (alle Studierende)
- studierende-whv/-ol/-els@sympa.jade-hs.de (nach Standort)
- fb*-studierende@sympa.jade-hs.de (nach Fachbereich)
Troubleshooting nach Migration:
- Outlook fragt nach Kennwort bei freigebenem Postfach: Postfach entfernen und über „Zusätzlich diese Postfächer öffnen“ erneut hinzufügen
- E-Mails landen im Junk-E-Mail: Rechtsklick → „Keine Junk-E-Mail“
- Öffentliche Ordner nicht verfügbar: In Kontoeinstellungen „Freigegebene Ordner herunterladen“ und „Öffentliche Ordner-Favoriten herunterladen“ aktivieren
Kontakt bei Fragen: hrz@jade-hs.de oder COMM-HELPDESK
Quellen:
[1] https://hrz-wiki.jade-hs.de/de/tp/email/start